PSICOLE
Manual completo del Sistema de Gestión Integral para Colegios de Psicólogos. Plataforma web para la administración profesional, financiera y académica.
Visión General
PSICOLE es una plataforma web destinada a centralizar la gestión administrativa, financiera y profesional de los colegios de psicólogos.
Gestión de Profesionales
Registro, matrícula y seguimiento de psicólogos matriculados con historial completo.
Cobranzas y Facturación
Cobro de cuotas, débitos automáticos, facturación electrónica y liquidaciones.
Obras Sociales
Gestión de convenios, órdenes médicas y liquidaciones con obras sociales.
Reportes y Análisis
Informes detallados de morosos, estados de cuenta y estadísticas del colegio.
Actores del Sistema
El sistema define diferentes roles con permisos específicos según sus responsabilidades.
Administrador
Gestión completa de todos los módulos, configuraciones del sistema y acceso a reportes.
Personal Administrativo
Gestión de profesionales, proveedores, cobros y facturación según permisos asignados.
Colegiado
Psicólogo matriculado con acceso al portal de autogestión para pagos y certificados.
Aspirante
Usuario que inicia trámite de matriculación con acceso a carga de documentación.
Acceso al Sistema
Instrucciones para ingresar al sistema según el tipo de usuario.
Iniciar Sesión
Actor: Todos los usuarios
El usuario ingresa sus credenciales para acceder al sistema según su rol asignado.
- Ingresar a la URL del sistema
- Completar el campo de usuario (email o DNI)
- Ingresar la contraseña
- Hacer clic en "Iniciar Sesión"
- El sistema valida las credenciales
- Se redirige al dashboard correspondiente al rol
Administrador
Panel de control completo para la gestión integral del colegio de psicólogos.
Dashboard Ejecutivo
Actor: Administrador
Vista general con métricas clave: profesionales activos, cuotas pendientes, recaudación del mes, alertas y accesos rápidos a los módulos principales.
Gestión de Profesionales
Actor: Administrador / Personal Administrativo
Módulo principal para el registro, edición y seguimiento de psicólogos matriculados. Incluye datos personales, información académica, estado de matrícula e historial de pagos.
- Acceder al menú Profesionales → Grilla
- Visualizar listado con filtros de búsqueda
- Seleccionar profesional o crear nuevo
- Completar/editar datos en la ficha
- Guardar cambios
Gestión de Proveedores
Actor: Administrador
Administración de proveedores del colegio: registro, compras, órdenes de pago y reportes de cuenta.
- Grilla de Proveedores: Listado y búsqueda
- Ficha de Proveedor: Alta y edición
- Gestión de Compras: Registro de facturas
- Órdenes de Pago: Generación y aprobación
- Reportes: Estado de cuenta
Módulo de Cobranzas
Actor: Administrador / Personal Administrativo
Gestión integral de cobros: cuotas de matriculación, cursos, trámites y obras sociales.
- Cobro Manual por Caja (efectivo, transferencia, tarjeta)
- Débito Automático: Configuración y seguimiento
- Cobro de Cursos: Inscripciones y pagos
- Cobro de Obras Sociales: Liquidaciones
- Cobros Varios: Trámites y certificados
Facturación Electrónica
Actor: Administrador
Emisión de facturas electrónicas, notas de débito/crédito y gestión de liquidaciones a profesionales.
- Generación de Facturas: Emisión masiva e individual
- Notas de Débito: Ajustes y recargos
- Notas de Crédito: Devoluciones y bonificaciones
- Liquidaciones: Pagos a profesionales por OS
Configuraciones del Sistema
Actor: Administrador
Parametrización del sistema: cuotas, beneficios, recargos, catálogos y usuarios.
- Gestión de Cuotas: Valores y períodos
- Beneficios y Recargos: Descuentos por pronto pago, intereses
- Catálogos: Universidades, bancos, títulos, áreas
- Usuarios y Roles: Permisos del sistema
- Notificaciones: Configuración de alertas
Portal del Colegiado
Portal de autogestión para psicólogos matriculados.
Mi Información Personal
Actor: Colegiado
Visualización y actualización de datos personales, de contacto y profesionales.
Estado de Cuenta
Actor: Colegiado
Consulta de cuotas pendientes, historial de pagos y saldos a favor.
Pago Online
Actor: Colegiado
Realizar pagos de cuotas mediante tarjeta de crédito/débito o transferencia.
Solicitar Certificados
Actor: Colegiado
Solicitud de certificados de matrícula, libre deuda y constancias varias.
Portal del Aspirante
Proceso de solicitud de matrícula para nuevos profesionales.
Trámite de Matriculación
Actor: Aspirante
Proceso completo para solicitar la matrícula profesional en el colegio.
- Registrarse en el sistema con datos básicos
- Completar formulario de datos personales
- Cargar documentación requerida (título, DNI, etc.)
- Abonar aranceles de matriculación
- Esperar verificación del colegio
- Recibir notificación de aprobación
Portal del Prestador
Gestión de órdenes y liquidaciones con obras sociales.
Carga de Órdenes
Actor: Prestador
Registro de órdenes médicas para facturación a obras sociales.
Consultar Liquidaciones
Actor: Prestador
Visualización del estado de liquidaciones y pagos pendientes.
Formación Continua
Gestión de cursos, talleres, seminarios y capacitaciones para el desarrollo profesional continuo.
Catálogo de Cursos
Actor: Psicólogo Colegiado / Administrador
El catálogo presenta los cursos disponibles con filtros por modalidad, temática y costo. Los administradores pueden crear, editar y publicar nuevos cursos.
- Datos Básicos: Nombre, descripción, objetivos, público destinatario
- Modalidad: Presencial, Virtual Sincrónico, Virtual Asincrónico, Híbrido
- Logística: Fechas, horarios, duración en horas, cupo máximo
- Costos: Arancel (único o en cuotas), fechas de vencimiento
- Materiales: Programa PDF, enlaces externos, plataforma e-learning
Inscripción y Pago de Curso
Actor: Psicólogo Colegiado
El colegiado explora el catálogo, selecciona un curso de interés y completa la inscripción.
- Acceder al Catálogo de Cursos desde el portal
- Seleccionar el curso y ver ficha completa
- Verificación automática: Matrícula vigente, cuotas al día, cupo disponible
- Hacer clic en "Inscribirme"
- Pago (si es arancelado): Redirección a pasarela de pagos
- Confirmación de inscripción y email de bienvenida
📥 Cupo Agotado
Si no hay cupos, puedes anotarte en una lista de espera o recibir notificaciones sobre futuras ediciones.
💰 Cursos Gratuitos
La inscripción se confirma de forma inmediata, sin necesidad de pasar por la pasarela de pagos.
Certificados Digitales
Actor: Sistema / Administrador
Al completar un curso, el sistema genera automáticamente un certificado digital verificable con código QR.
- El administrador marca al participante como "Asistente" o "Aprobado"
- El sistema genera el certificado con plantilla oficial del Colegio
- Se genera un Código Único de Validación (CUV) y un código QR
- El certificado queda disponible en "Mis Certificados"
- Se envía notificación por email al colegiado
Trámites Administrativos
Sistema unificado para la gestión de trámites con seguimiento en tiempo real mediante Ticket Único.
Sistema de Ticket Único
Actores: Colegiado, Operador, Supervisor
Cada trámite iniciado genera automáticamente un Ticket ID único (formato: TKT-AAAA-NNNNNN) que permite seguimiento en tiempo real, gestión de tiempos SLA y trazabilidad completa.
Dashboard Operador
Lista de tickets asignados con semáforo de tiempos (verde/amarillo/rojo según SLA).
Portal de Seguimiento
El colegiado puede consultar el estado de su ticket y agregar documentación.
Gestión de Tiempos
Registro automático de tiempos de espera, proceso y pausas justificadas.
Dashboard Supervisor
Métricas por operador, alertas de SLA y reasignación de tickets.
Solicitud de Certificado de Ética
Actor: Psicólogo Colegiado
Certificado que acredita que el profesional no tiene expedientes éticos pendientes.
- Validación automática: El sistema verifica inexistencia de expedientes éticos
- Completar formulario con motivo y destino del certificado
- Generación de boleta de pago
- Pago online, transferencia o caja
- Revisión manual por operador de trámites
- Generación del certificado digital firmado
- Notificación y descarga disponible
Constancia de Colegiación y Libre Deuda
Actor: Psicólogo Colegiado
Constancia de emisión automática e inmediata que certifica matrícula vigente y libre deuda.
- Datos del profesional y número de matrícula
- Estado de la matrícula: "Vigente"
- Estado financiero: "Libre de deuda"
- Firma digital del Colegio
- Código QR de verificación
- Fecha de emisión y validez (30 días)
Gestión de Débito Automático
Actor: Psicólogo Colegiado
Configuración de débito automático para el pago de cuotas con 30% de descuento.
- Presentar documentación firmada de adhesión al débito
- Operador registra datos bancarios y fecha de inicio
- Sistema aplica automáticamente el 30% de descuento
- Procesamiento mensual: envío de archivo al banco
- Si el débito es exitoso → pago registrado automáticamente
- Si hay rechazo → se revierte el descuento y se notifica
Beneficios Especiales
Actor: Psicólogo Colegiado / Sistema
👶 Paternidad/Maternidad
Subsidio de cuota por nacimiento/adopción. Requiere presentar documentación (certificado de nacimiento). Los datos pueden validarse con ANSES.
👴 Jubilación (+60 años)
Aplicación automática: El sistema aplica 50% de descuento al cumplir 60 años. Se notifica previamente y el profesional puede rechazarlo si lo desea.
Solicitud de Baja de Matrícula
Actor: Psicólogo Colegiado
Proceso formal para solicitar la baja de matrícula profesional.
- Sistema presenta advertencia sobre las implicancias de la baja
- Completar formulario: motivo, fecha solicitada, descripción
- Verificación de situación financiera (deudas pendientes)
- Análisis manual por operador de bajas
- Elaboración y envío de resolución
- Efectivización: cambio de estado, suspensión de cuotas, actualización de consulta pública
Becas y Descuentos
Sistema de convocatorias para becas y descuentos en cursos de formación continua.
Creación de Convocatorias
Actor: Administrador / Operador Académico
Configuración de convocatorias para becas o descuentos asociadas a cursos específicos.
- Nombre y descripción de la beca/descuento
- Curso(s) asociado(s)
- Cantidad de becas disponibles
- Tipo de beneficio (beca completa, descuento porcentual)
- Requisitos adicionales (además de matrícula vigente y cuotas al día)
- Fechas de apertura, cierre y sorteo
- Criterio de asignación (sorteo, mérito, etc.)
Inscripción a Convocatoria
Actor: Psicólogo Colegiado
El colegiado se inscribe en convocatorias de becas disponibles desde su portal.
- Acceder a "Becas y Descuentos" en el portal
- Ver convocatorias abiertas y sus requisitos
- Verificación automática: matrícula vigente, cuotas al día
- Si cumple requisitos: hacer clic en "Inscribirme"
- Aceptar términos y condiciones
- Confirmación por email y registro con timestamp
Sorteo y Asignación de Becas
Actor: Sistema / Operador Académico
El sistema realiza el sorteo entre los inscriptos elegibles y asigna automáticamente los beneficios.
- Cierre automático de inscripciones en la fecha programada
- Re-validación de requisitos de todos los inscriptos
- Generación de lista de participantes elegibles
- Sorteo automático: algoritmo de números aleatorios
- Asignación de beneficios a ganadores e inscripción al curso
- Notificación a ganadores y no ganadores
- Publicación de resultados en el sitio web
Anexo: Matriz de Casos de Uso
Listado completo de casos de uso organizados por módulo (EPIC) según el documento oficial PSICOLE 0.4.
| Módulo / EPIC | Caso de Uso | Actor Principal | Resumen |
|---|---|---|---|
| EPIC-01 Onboarding y Matrículas |
UC-1.1 | Aspirante | Solicitud de nueva colegiatura (formulario multi-paso, carga documental) |
| UC-1.2 | Operador de Altas | Validación interna, gestión con Ministerio de Salud, alta definitiva | |
| UC-1.3 | Público General | Consulta pública de matrícula (web o QR) | |
| EPIC-02 Gestión Financiera |
UC-2.1 | Gestor de Cobranzas | Generación automática de cuotas y cobro manual en caja |
| UC-2.2 | Psicólogo Colegiado | Pago online a través del portal (pasarela de pagos) | |
| UC-2.3 | Operador Administrativo | Conciliación bancaria (importación de extractos) | |
| UC-2.4 | Operador de Facturación | Facturación de cuotas a colegiados (AFIP/ARCA) | |
| EPIC-03 Formación Continua |
UC-3.1 | Gestor Académico | Creación y gestión de cursos (datos, costos, materiales) |
| UC-3.2 | Psicólogo Colegiado | Inscripción y pago de curso | |
| UC-3.3 | Sistema | Emisión de certificados digitales con CUV y QR | |
| EPIC-04 Reportes |
UC-4.1 | Administrador / Junta | Generación de reportes financieros consolidados |
| UC-4.2 | Gestor de Caja | Gestión de caja (apertura, movimientos, arqueo) | |
| EPIC-05 Portal Autogestión |
UC-5.1 | Psicólogo Colegiado | Acceso y gestión de perfil personal |
| UC-5.2 | Operador de Obras Sociales | Registro y validación de rendición física | |
| UC-5.3 | Operador de Obras Sociales | Generación de lote y envío a obra social | |
| UC-5.4 | Operador de Obras Sociales | Liquidación de pago y aplicación de comisiones | |
| UC-5.5 | Psicólogo Colegiado | Consulta de cuenta corriente y pagos realizados | |
| UC-5.6 | Psicólogo Colegiado | Acceso a certificados de cursos | |
| UC-5.7 | Psicólogo Prestador | Gestión de órdenes (carga mensual, estado) | |
| UC-5.8 | Psicólogo Colegiado | Gestión y compartición de matrícula digital | |
| EPIC-06 Administración |
UC-6.1 | Administrador General | Gestión de tipos de cuotas y aranceles |
| UC-6.2 | Administrador General | Gestión de usuarios internos y roles | |
| UC-6.3 | Administrador General | Configuración de parámetros generales del sistema | |
| UC-6.4 | Administrador General | Auditoría del sistema (log inmutable) | |
| UC-6.5 | Operador Prestadores | Gestión de servicios para psicólogos prestadores | |
| EPIC-07 Seguridad |
UC-7.1 | Todos los actores | Autenticación de usuario (login seguro) |
| UC-7.2 | Sistema | Gestión de sesiones seguras (JWT, cierre automático) | |
| EPIC-08 Integraciones |
UC-8.1 | Sistema | Integración con pasarelas de pago (Mercado Pago) |
| UC-8.2 | Sistema | Integración con plataformas e-learning (Moodle) | |
| UC-8.3 | Sistema | Integración con sistemas de notificación (SMS, WhatsApp) | |
| UC-8.4 | Sistema | Integración con AFIP ARCA (facturación electrónica) | |
| EPIC-09 Trámites |
UC-9.1 | Múltiples | Ticket Único: seguimiento en tiempo real, SLA, dashboards |
| UC-9.2 | Psicólogo Colegiado | Solicitud de certificado de ética | |
| UC-9.3 | Psicólogo Colegiado | Constancia de colegiación y libre deuda (automática) | |
| UC-9.4 | Aspirante | Alta de matrícula con pago por transferencia | |
| UC-9.5 | Psicólogo Colegiado | Gestión de beneficio de paternidad/maternidad | |
| UC-9.6 | Psicólogo Colegiado | Solicitud de baja de matrícula | |
| UC-9.7 | Psicólogo Colegiado | Gestión de débito automático (30% descuento) | |
| UC-9.8 | Sistema | Aplicación automática de beneficio jubilación (50% +60 años) | |
| UC-9.9 | Operador Administrativo | Operador de psicólogos prestadores | |
| UC-9.10 | Psicólogo Colegiado | Trámite sin categoría predefinida (automático) | |
| EPIC-10 Becas |
UC-10.1 | Administrador | Creación de convocatorias de becas/descuentos |
| UC-10.2 | Psicólogo Colegiado | Inscripción a convocatoria de beca | |
| UC-10.3 | Sistema | Sorteo y asignación de becas (auditable) |